¿Cuáles son las ventajas de la digitalización de documentos?
¿Alguna vez te has sentido agobiado debido al volumen de documentación que dispone tu empresa? ¿Te ha costado encontrar exactamente lo que buscabas? Hoy en día, la digitalización de documentos es un factor determinante en la organización interna de las empresas. Llevar a cabo este proceso de transformación digital es una inversión que solo puede aportar beneficios para su negocio.
Además, con la crisis sanitaria y económica generada por la COVID-19, la gran mayoría de las empresas se han visto en la necesidad de agilizar este proceso de digitalización con la finalidad de aumentar la seguridad en su empresa. Por ello, en esta entrada te vamos a contar cuales son las principales ventajas de la digitalización de documentos.
8 ventajas de la digitalización de documentos
1. Ahorro de tiempo en la consulta de datos
Buscar un documento físicamente requiere el empleo de un mayor tiempo ya que hay que manejar interminables archivos antes de encontrar el que realmente buscabas. Con la digitalización de los documentos, no necesitas apenas inversión de tiempo ya que con un solo movimiento de ratón puedes tener a tu disposición el archivo que andabas buscando. Antes, se demostró que los empleados invertían aproximadamente un 35% de su jornada laboral en la búsqueda de documentos.
2. Ahorro de espacio físico
La documentación impresa implica la necesidad de un espacio físico para su almacenamiento. Sin embargo, gracias a la transformación digital ese espacio puede verse destinado a otros fines más necesarios como crear unan nueva zona de trabajo en la empresa, zona de descanso o break, etc.
3. Garantiza la conservación de la documentación
Con el paso de los años cada vez se obtienen más y más documentos que teniéndolos en formato físico hacen que sea más fácil traspapelarlos, confundirlos, perderlos o guardarlos en un sitio equivocado. Con la digitalización esto no ocurre ya que garantiza su conservación.
4. Mejora la productividad de la empresa
Gracias a la transformación digital y el ahorro de los tiempos, los empleados destinan el tiempo que antes empleaban en la búsqueda de documentos físicos en otras tareas dentro de la empresa. Además, con la integración de la tecnología adquieren una mayor capacidad y agilidad en la búsqueda de la documentación.
5. Acceso a la documentación desde diferentes dispositivos
Un documento puede ser visto desde el ordenador, móvil, tableta o similar en cualquier momento y lugar y no solo por una persona, sino que puede ser consultado por varios usuarios simultáneamente.
6. Adaptabilidad y versatilidad
Al encontrarse la información digitalizada, esta puede ser modificada en cualquier momento. De igual manera, esta información se puede incorporar a cualquier otro documento electrónico de manera rápida y sencilla.
7. Ahorra dinero
Gracias a la digitalización de documentos, las empresas se ahorran gran cantidad de dinero en la inversión en impresoras, tinta, papel, lugar y mobiliario de almacenamiento.
8. Contribuye a mejorar el medio ambiente
Ligada a la anterior, al no imprimir la documentación se ahorra papel por lo que, a su vez, se contribuye a la sostenibilidad ambiental mejorando la responsabilidad social corporativa de la empresa preservando el medio ambiente y evitando el derroche de papel innecesario
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