Office 365 es la nueva herramienta colaborativa de Microsoft que le ayudará a aumentar la productividad y mejorar la eficiencia en su empresa. Office 365 es el Office que ya conoce, pero con herramientas y aplicaciones que permitirán a su personal trabajar mejor y de forma más productiva en equipo.
Hoy en día se habla mucho de la transformación digital en las pymes, pero esta transformación no debería ser un fin en sí mismo sino más bien un medio para ayudar a las pymes a conseguir sus objetivos.
La consultora The Boston Consulting Group en su estudio “Ahead of the Curve”, sobre la tecnología y crecimiento en las pymes, llegó a la conclusión que aquellas empresas que invertían en tecnología creaban más empleo y crecían más rápido. El estudio puso de manifiesto que aquellas pymes que se apoyaban en la tecnología «el aumento del trabajo era 2 veces más rápido y el aumento de los ingresos un 15% más rápido.»
Pero lo cierto es que las pymes se enfrentan a varios problemas y circunstancias que son necesarios cubrir para que la tecnología pase a ser parte fundamental en el desarrollo y eficiencia en sus organizaciones.
Son tres los problemas más importantes a tener en cuenta: la movilidad, los diferentes dispositivos móviles y la seguridad de la información.
La mayoría de las pymes tienen a su personal trabajando en diferentes oficinas o desde diferentes puntos: en tren, aeropuertos, desplazado en un cliente, entonces ¿cómo pueden los empleados ser más productivos en movilidad?
Por otra parte, y en cierta forma a consecuencia de la movilidad, los empleados trabajan desde diferentes dispositivos e incluso desde diferentes sistemas operativos. Todos, en alguna ocasión, hemos podido estar trabajando en la oficina desde un ordenador de sobremesa, y en otro momento estar usando el portátil, la tableta o incluso el IPhone o IPAD con un sistema operativo completamente diferente.
Y el tercer problema que apuntábamos, y que se le plantea a la pyme, es la seguridad. Cómo estar seguro que los empleados en estas circunstancias, trabajando desde diferentes lugares y dispositivos, pueden comunicarse, compartir y colaborar juntos sin que esas mismas circunstancias impacten de manera negativa en el desarrollo del trabajo y teniendo además la certeza, que los datos compartidos están completamente seguros.
Pues bien, Office 365 es la nueva herramienta colaborativa de Microsoft que ayuda a las pymes a hacer frente a estos problemas y de esa forma incorporar la tecnología como parte fundamental en su crecimiento y productividad. Office 365 asegura un entorno único, una solución completa, en la que las diferentes soluciones están totalmente integradas indistintamente del escenario en el que se produzcan, formando una herramienta de colaboración global y totalmente segura.
Es cierto que ya existían muchas aplicaciones que podían compartirse y ser utilizadas por las personas involucradas en el equipo. Pero estas aplicaciones se utilizaban de una manera más individualizada y, en la mayoría de las ocasiones, eran aplicaciones creadas para un entorno de consumo propio y no para un consumo empresarial.
Estas herramientas estaban orientadas, por tanto, para dar respuesta de forma individualizada a un determinado escenario. Pero al final, terminaban siendo aquello para lo que habían sido creadas; herramientas individuales, y cuando se aplicaban en colaboración se producían, en no pocas situaciones, pérdida de información e incluso de seguridad ya que estas no estaban pensadas para un entorno puramente empresarial y dinámico.
Office 365 engloba al Office que ya conocemos (Word, Excel, Power Point, Outlook, Skype …) pero con herramientas que le permiten a usted y a su personal trabajar mejor y de forma más productiva en equipo. Es una herramienta de colaboración completa, que permite trabajar en los diferentes escenarios que se pueden plantear a una pyme. Office 365 permite adaptarse a las necesidades de cada empresa, y poder trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar con todas las garantías de seguridad.
Son muchas las novedades y mejoras que incluye Office 365, pero en esta entrada vamos a centrarnos solo en algunas: Microsoft Teams, Outlook, Aplicaciones Office y Skype Empresarial.
Microsoft Teams
Es quizás una de las herramientas más novedosa lanzada en el paquete de Office 365. Para un equipo de trabajo es fundamental encontrar un espacio de «trabajo digital» donde hablar y compartir ideas, información, documentación y poder comunicarse de forma informal pero segura. Microsoft Teams es una aplicación chat que permite compartir a los equipos de trabajo todos los aspectos referentes al proyecto que estén desarrollando, proporcionando el entorno y seguridad necesarios para ello.
CORREO Y CALENDARIOS MÁS INTELIGENTES CON OUTLOOK
El Outlook y la gestión de calendarios se mejora en Office 365, logrando una herramienta mucho más efectiva que ayuda a gestionar de forma más eficaz nuestro correo. Una de las novedades introducidas es la carpeta de «correos enfocados vs otros». La carpeta de correos enfocados es aquella en la que se agregan los correos de las personas con las que trabajamos habitualmente o que necesitan de una atención específica. Y la carpeta de otros, es aquella en la que se gestionan todos los correos considerados de menor relevancia como pueden ser aquellos en los que podemos estar en copia, listas de distribución, noticias…
Otras de las novedades importantes que incorpora es el adjunto de documentos sobre la que hemos realizado alguna mejora justo antes de enviarlo. Al adjuntar el archivo para su envío, Outlook nos proporciona la opción de adjuntar la última modificación del documento sin necesidad de buscar entre las diferentes carpetas y archivos. Outlook, además, facilita un link directo a dicho documento (si este se encuentra en OneDrive o SharePoint) para que la persona a quién se le envíe disponga siempre de la última versión actualizada.
SKYPE FOR BUSINESS
Skype Empresarial es una herramienta fundamental para las pymes, sobre todo aquellas que quieren crecer, que no disponen oficinas en otros lugares y necesitan comunicarse con su equipo y sus clientes. Skype Empresarial ofrece a las pymes conectarse con compañeros de trabajo, socios comerciales o clientes y proveedores de todo el mundo. Con Skype Empresarial, podrá conectarse rápidamente con otras personas de su empresa o de cualquier otra parte del mundo aumentando así la productividad sin aumentar costes y tiempo.
Skype empresarial se parece a Skype, pero se han incorporado otras características de productividad con las que podrá administrar su empresa con mayor eficiencia: ver cuándo alguien está disponible, en una reunión, o presentando, proporcionar una seguridad de categoría industrial para sus llamadas o difundir una reunión en línea a un gran público.
CREE, COMPARTA Y ENCUENTRE CONTENIDO CON OFFICE & ONEDRIVE
Con las nuevas herramientas de Office 365, y gracias a OneDrive, podemos tener siempre actualizada la última versión de cualquier documento (Word, Excel, Power Point, etc).
Además, Office 365 permite a los diferentes miembros del equipo de trabajo realizar cambios en tiempo real sobre cualquier documento y tener a su disposición la última versión llevada a cabo, pero manteniendo el histórico de versiones anteriores. Así mismo, si se ha cometido un error en una versión actual o se prefiere una versión anterior, se puede reemplazar la versión actual por la anterior. La versión restaurada se convierte así en la nueva versión actual.
Gracias a la eficacia de estos servicios on line su organización puede reducir tiempo y costes.
