En esta entrada vamos a explicar una funcionalidad de Microsoft Dynamics NAV poco conocida pero muy demandada por los clientes: la periodificación de los gastos e ingresos. Fue introducida en la versión Dynamics NAV 2016 y es también conocida como fraccionamiento de gastos e ingresos.Dicha funcionalidad permite periodificar, de forma automática, los gastos e ingresos según un número de periodos definidos previamente en plantillas fácilmente configurables. Las plantillas de fraccionamiento pueden asignarse tanto a una cuenta, como un producto o recurso asignado a una cuenta.En este post vamos a explicar cómo configurar el fraccionamiento-periodificación de los gastos e ingresos a través de unos sencillos ejemplos.

Para ello seguiremos los siguientes pasos:

› Configuración Cuenta Contable de gastos e ingresos

› Plantilla fraccionamiento

› Asignar plantillas a productos y cuentas contables

 

CONFIGURACIÓN DE UNA CUENTA CONTABLE DE GASTOS E INGRESOS

El primer paso que debemos realizar es crear una cuenta para gastos anticipados (480) y otra para ingresos anticipados (485) y sus correspondientes cuentas auxiliares.

En el panel de navegación, Gestión financiera, Contabilidad, Plan de cuentas:

 

PLANTILLAS DE FRACCIONAMIENTO

Una vez creadas las cuentas auxiliares de los grupos 480 y 485 procederemos a crear las plantillas de fraccionamiento.

En el panel de navegación haga clic en Configuración de la aplicación, Gestión financiera, Grupos contables, seleccione Plantillas de fraccionamiento.

Haga clic en Nuevo:

A continuación, rellenaremos los campos para el fraccionamiento-periodificación de los gastos-ingresos.

GENERAL

Código de fraccionamiento: En este campo daremos un valor identificativo a la plantilla. Por ejemplo, 12M

Descripción: Breve descripción del código de fraccionamiento. Por ejemplo, 12 meses

Cuenta de fraccionamiento: Seleccionamos la cuenta creada anteriormente para la periodificación del gasto o del ingreso.

PREVISIÓN DEL FRACCIONAMIENTO

% del fraccionamiento: Se especifica el % del importe que se desea fraccionar; siendo 100 la totalidad.

Método de cal. Disponemos de varias opciones según se prefiera la distribución del importe de forma lineal, igual por períodos o definido por el usuario:

› Lineal: los importes periódicos fraccionados se calculan según el número de periodos, distribuidos conforme a la duración del periodo. Por ejem.Ejemplo: si el gasto comienza el 25/01 el importe del fraccionamiento será el calculado del periodo 25-01 al 31-01, es decir 7 días.

› Igual por periodo: los importes periódicos fraccionados se calculan según el número de periodos, distribuidos equitativamente en los periodos.

› Días por periodo: los importes periódicos fraccionados se calculan según el número de días en el periodo.

› Definido por el usuario: no se calculan los importes periódicos de fraccionamiento. Se rellena manualmente el campo Importe para cada periodo de la ventana Previsión fraccionamiento.

Número de periodos: Indicaremos el nº de periodos donde tiene que distribuirse el fraccionamiento. En el ejemplo 12; por los meses totales del año.

Descripción del periodo. Podemos introducir cualquiera de los siguientes códigos de marcador de posición para valores habituales, que se insertarán automáticamente cuando se muestre la descripción del periodo:

› %1 = el número de día de la fecha de registro del periodo

› %2 = el número de semana de la fecha de registro del periodo

› %3 = el número de mes de la fecha de registro del periodo

› %4 = el nombre de mes de la fecha de registro del periodo

› %5 = el nombre del periodo contable de la fecha de registro del periodo

› %6 = el año fiscal de la fecha de registro del periodo

Por ejemplo, si introducimos «Gastos fraccionados para %4 %6» la descripción mostrada será «Gastos fraccionados para febrero de 2019».

ASIGNAR PLANTILLAS DE FRACCIONAMIENTO A UN PRODUCTO O CUENTA CONTABLE

Como hemos comentado anteriormente, las plantillas de fraccionamiento pueden asignarse bien a un producto bien a una cuenta contable, en caso de querer disponer de conceptos de gasto o ingreso sobre los que siempre se realice una periodificación.

ASIGNAR PLANTILLA DE FRACCIONAMIENTO A UN PRODUCTO

La plantilla de fraccionamiento puede asignarse directamente sobre la ficha del producto.

En panel de navegación haga clic en Departamentos/Ventas y Marketing/Inventario y precios/Productos

Si lo deseamos, podemos asignarlo también, de forma manual, en el campo “plantilla de fraccionamiento” directamente en las líneas de compra y venta.

Por último, una vez se contabilice el ingreso o gasto con la plantilla de fraccionamiento, el sistema nos realizará automáticamente la periodificación.

 

ASIGNAR PLANTILLA DE FRACCIONAMIENTO A UNA CUENTA CONTABLE

Así mismo, si lo que queremos asignar la plantilla de fraccionamiento directamente sobre la cuenta contable, iremos al plan de cuentas.

En el panel de navegación haga clic en Gestión financiera, Contabilidad, Plan de cuentas. Seleccionamos la cuenta 6251000 (Prima de seguros). Hacemos clic sobre la cuenta.

En registro, en plantilla de fraccionamiento predeterminada, seleccionamos la plantilla creada con el Valor SEGUROS.De esta forma, el sistema nos realizará automáticamente la periodificación sobre la cuenta contable de gasto.

 

(*) NOTA: El procedimiento para una previsión de fraccionamiento de ingresos es el mismo que el mostrado para el fraccionamiento de gastos.