¿Qué es Power BI? Explicado para principiantes (I)

Si estás leyendo esto es porque seguramente ya has leído algunos artículos, algún compañero te lo ha intentado explicar o incluso has ido algún curso y sigues sin tenerlo claro. Has oído y leído muchas palabras técnicas: Power BI, Query, Power Pivot, Servicio de Power BI, Power BI embebido, Conectores, consultas, DAX, Cubo, lenguaje M, Phyton, «R», SQL, «Machine Learning», informes paginados y, por supuesto «Big Data». Algunos de estos conceptos pueden ser bastante complejos y puede que no los llegues a utilizar nunca, aunque no está de más tener una aproximación básica a su significado. En esta serie hablaremos de todos ellos.

Antes de definir qué es Power BI  es mejor preguntarse si lo necesitas, y en caso afirmativo ver cómo puedes utilizarlo en tu trabajo diario.

Si trabajas con datos necesitas Power BI, cualquiera que  sea  el departamento en el que trabajes: financiero, de recursos humanos, de compras, o el de proyectos, si trabajas con datos, necesitas Power BI y utilizarlo va a mejorar mucho la calidad de información que analizas y tu productividad.

Si trabajas con datos, tu día a día será trabajar con alguna base de datos, ya sea un ERP, CRM, un programa de contabilidad o facturación, nóminas, calidad, proyectos…, y por supuesto con Excel, te pasarás gran parte del día copiando y pegando datos, fusionándolos en hojas de Excel, haciendo algunos cálculos y, muy probablemente, preparando tablas y gráficos dinámicos para presentar informes. Puede que incluso tengas que hacer algunas macros en Excel o desarrolles aplicaciones mediante VBA (Visual Basic para aplicaciones).

Trabajar cada día haciendo y rehaciendo informes en Excel, copiando, pegando, corrigiendo y volviendo a pegar datos en hojas de cálculo, para preparar informes en tablas dinámicas es una labor tediosa , repetitiva y, además, no exenta de errores, cada vez que copias y pegas puedes cometer algún error que provoque que los datos presentados no sean exactos.

Ya  hemos visto lo tedioso que es capturar datos para generar informes, y los errores que se pueden generar en el proceso, imagina que pudieras contar con un conjunto de herramientas y servicios que te permitieran automatizar esos procesos y que sólo tuvieras que trabajar una vez: confeccionas un informe, lo distribuyes a los usuarios y ellos se limitan a actualizar los datos (incluso esto último puedes automatizarlo).

¿Cómo podrías hacer esto?

Imagina que tienes una aplicación que te permite conectarte a tus fuentes de datos (Bases de datos, hojas Excel, ficheros de texto, datos en páginas Web, hojas csv…), y que puedes extraer los datos que necesitas de todas esas fuentes, limpiarlos (filtrando lo que no necesitas, eliminando datos «basura»), transformarlos (convirtiendo formatos, uniendo y fusionando tablas) y , una vez preparados, cargarlos en tu sistema para empezar a trabajar con ellos. Solamente tendrás que hacerlo una vez, lo único que tienes que hacer es «programar» los pasos que quieres hacer con tus fuentes de datos y luego , simplemente, darle al botón actualizar para disponer los datos tal cual los necesitas, un proceso similar a una macro de Excel, pero sin necesidad de saber nada de programación. Esta aplicación existe y se llama Power Query, perteneciente a la familia de Power BI.

Ahora que ya tienes los datos organizados y preparados no estaría mal disponer de una herramienta que te permitiera relacionar esos datos y hacer con ellos los cálculos que necesites. Esto lo verás mejor con un ejemplo: Imagina que te has conectado a la base de datos de tu programa de facturación donde están las ventas de tu empresa y te has conectado también al CRM de tu organización donde están las fichas completas de los clientes, con todos sus atributos: dónde viven, edad, sexo, aficiones…, con esta herramienta podrás relacionar esos datos y realizar cálculos, por ejemplo: calcular la influencia de la edad en las ventas  a los clientes aficionados al golf. Una vez que tienes hecha la relación y el cálculo, ya no tendrás que repetir el trabajo cada vez que haya datos nuevos, cuando haya más datos no tendrás que volver a copiar, pegar y recalcular, simplemente, actualizarás los datos y el trabajo estará hecho. Esta herramienta se llama Power Pivot y forma también parte de Power BI. Por cierto, trabajar con las tablas de datos, hacer relaciones y construir medidas (hacer fórmulas) es lo que se llama «modelar/crear un modelo».

Ya has preparado la conexión a tus fuentes de datos, has limpiado y transformado los datos, los has tabulado, creado relaciones y calculado algunas medidas, ahora te queda un paso: presentar la información a los usuarios finales, convertir todos esos cálculos y datos en información entendible y atractiva para los usuarios finales, sean clientes, la dirección de la empresa u otros compañeros de trabajo. Estaría bien tener una herramienta que te permitiera convertir esos datos en  información visual o en atractivas tablas similares a las conocidas tablas dinámicas, y estaría aún mejor que esas visualizaciones fueran  interactivas, que el usuario pudiera cambiar filtros y perspectivas de análisis sin que los datos corrieran peligro…, esa herramienta existe, se llama Power View y también forma parte de la familia Power BI.

Como ves, Power BI no es un concepto sencillo de explicar, es una familia de herramientas, aplicaciones y servicios para trabajar con datos. Esto es lo básico, aún nos quedan muchas cosas por tratar, que veremos en los siguientes posts de esta serie, esperamos que este primer post te haya ayudado a comprender mejor qué es Power BI y cómo puede ayudarte en tu trabajo diario.