Estos últimos meses se ha hablado mucho sobre el OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) y los grandes beneficios que esta nueva tecnología puede aportar al registro de los diferentes documentos que diariamente se gestionan en las empresas (facturas, albaranes, pedidos de compra, etc.,) tanto en formato físico como en archivos PDF o incluso en formato imagen.
Sin embargo, esta tecnología y las ventajas que aporta al desempeño de las tareas diarias, son todavía bastantes desconocidas para una gran mayoría del usuario final.
En esta entrada explicaremos, un poco más en detalle, qué es el OCR y las ventajas que esta nueva tecnología aporta a la nueva funcionalidad de Documentos Entrantes en Microsoft Dynamics NAV.
¿Qué es el OCR?
El OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) es una tecnología que permite convertir en formato digital cualquier documento en papel o formato PDF. Gracias al OCR cualquier documento escaneado, PDF o imagen puede ser leído y procesado directamente por los Sistemas de Información. De esta forma se reducen los errores en la introducción de datos y se mejora la gestión del tiempo, aumentando la productividad y disminuyendo los costes.
OCR y Microsoft Dynamics NAV
Ya hemos hablado, en otras entradas del blog, como Microsoft Dynamics NAV ha incluido esta nueva tecnología dentro de su funcionalidad a través del servicio de Lexmark. Con esta funcionalidad de Microsoft Dynamics y el servicio ofrecido por Lexmark se pueden digitalizar y automatizar procesos que anteriormente necesitaban de elevados periodos de tiempo para su ejecución.
Así mismo, ofrece, como valor añadido, el archivo digital de documentos. Este almacenamiento digital de los documentos entrantes permite acceder en cualquier momento, y en solo unos segundos, al detalle de los mismos, sin necesidad de archivarlos de forma física.
Documentos entrantes en Microsoft Dynamics NAV
A continuación explicaremos paso a paso, y de forma sencilla, como funciona el servicio OCR en Microsoft Dynamics NAV, y podrá comprobar el ahorro de tiempo y recursos que esta nueva funcionalidad puede proporcionar a su compañía.
Desde Documentos Entrantes seleccionaremos la factura en formato PDF sobre la que deseemos realizar el registro en Microsoft Dynamics NAV.
Una vez registrado el PDF en el sistema, este se enviará al servicio de OCR para su digitalización.
Tras unos segundos, y de forma automática, el servicio OCR digitalizará los datos y los devolverá al sistema cumplimentando debidamente cada uno de los campos.
Una vez registrados los datos procedemos a generar la factura de compra. Con un solo clic, el sistema la genera, y registra cada uno de las líneas de forma automática.
Desde la misma pantalla de Documentos Entrantes, podemos acceder a la factura de compra y verificar que los datos recibidos desde el servicio OCR han quedado debidamente registrados en Dynamics NAV.
Como ya hemos adelantado anteriormente, el servicio permite el almacenamiento digital de los documentos entrantes. Gracias a ello, el archivo PDF correspondiente a la factura emitida por el proveedor se almacena directamente en Microsoft Dynamics NAV, quedando vinculado así a la factura de compra dentro del propio sistema.
De esta forma podremos acceder, en cualquier momento, al detalle de la misma, sin necesidad de salir de la propia solución Dynamics NAV o de recurrir al formato físico.
Si accedemos directamente a Compras, Factura compra, comprobaremos que la factura ha sido generada automáticamente con los datos recibidos del OCR.
Gracias al almacenamiento digital, desde facturas de compra, podremos acceder igualmente al detalle de la factura enviada por el proveedor en formato PDF, sin necesidad de salir de la propia página.
Gracias a la configuración avanzada de Microsoft Dynamics NAV y el servicio de Lexmark, podrá configurar el sistema de tal forma que todas aquellas facturas recibidas desde su servidor de correo sean automáticamente registradas por el servicio de OCR, quedando así sus datos automáticamente registrados en Microsoft Dynamics NAV.
