Tiempos de Pandemia
Por qué deberías prestar atención a la tesorería.
Otra vez la crisis.
Hace pocos meses ya casi habíamos olvidado la crisis financiera y todo era “normal”, pero, de repente, en unas pocas semanas, estalló la pandemia de Covid 19. Esta pandemia va a traer consigo una crisis más compleja y dura que la anterior crisis financiera.
¿Y Cómo afrontamos esta crisis desde el punto de vista de la tesorería?
En este post intentaremos abordar este problema, enfocándonos en las PYMEs.
La gestión de tesorería no es un tema que afecta sólo a las grandes corporaciones. La tesorería es un área que puede comprometer la supervivencia de cualquier empresa.
Consecuencias de la Pandemia: Incertidumbre y Preocupaciones.
Esta crisis sanitaria ha provocado que todos los directivos de las empresas vivan preocupados y se hagan preguntas.
Son tiempos de preguntas incómodas:
- ¿Van a poder pagarme mis clientes?
- ¿Tendré devoluciones o retrasos?
- ¿Puedo alargar el periodo de pago a proveedores?
- ¿Hago ese pedido de materias primas? ¿Puedo pagarlo?
- ¿Me van a cancelar pedidos?
- ¿Se van a cancelar contratos?
- ¿Voy a perder clientes?
- ¿Van a desaparecer proveedores?
- ¿Qué capacidad de financiación tengo?
- ¿Puedo mejorar mi solvencia ante los bancos?
- ¿Puedo reducir costes financieros?
- ¿Dónde puedo recortar?
- ¿Cuál es mi capacidad de supervivencia?
Los problemas más serios: Prepararse para lo peor
Estar preparado es ganar media batalla. Todos conocemos el cuento de los tres cerditos, el cerdito que construyó la casa más sólida fue el que venció al lobo feroz, trabajó mucho , pero su casa resistió.
Esta crisis nos hará enfrentarnos a situaciones difíciles, a las que sólo se puede hacer frente con una sólida preparación:
- Caídas en las ventas pueden traernos problemas de liquidez y en consecuencia generar serios problemas:
¿Podremos pagar a tiempo la nómina de los trabajadores?, si tenemos dificultades para pagar la nómina, la empresa puede entrar en una situación muy difícil.
- ¿Podremos hacer los pagos a la Seguridad Social o a Hacienda en tiempo y forma?
Todos sabemos las consecuencias de impagos a estos organismos: imposibilidad de acceso a contratas públicas, subvenciones, ayudas, etc, embargos, inspecciones…
- ¿Podremos hacer frente al pago de nuestras deudas bancarias?
Los impagos a entidades financieras provocarán cambios en nuestra calificación bancaria y nos cerrarán el acceso a financiación externa.
- ¿Necesitaré hacer aprovisionamientos extras por si hay escasez de materias primas? ¿Podré financiarlo?
Una escasez de materias primas incrementará nuestros costes o , en el peor de los casos nos hará parar la producción.
- ¿Podré hacer frente a las indemnizaciones si tengo que hacer despidos?
Los conflictos laborales pueden hacer caer a cualquier empresa.
Seguramente ya te habrás hecho estas preguntas en muchas noches de insomnio ¿Cómo podemos hacerles frente?
Información : el antídoto para anticiparse a los problemas
Tener buena información aporta tranquilidad y capacidad de tomar decisiones acertadas.
Para poder tomar decisiones acertadas necesitamos información fiable y a tiempo.
¿Quién podría tomar decisiones acertadas con información errónea y obsoleta?
Si tenemos acceso a información de tesorería de calidad podremos anticiparnos y salvar las dificultades. Una buen sistema de información de tesorería nos ayudará a conocer:
- Previsión de cobros
- Riesgos de impago de clientes
- Previsión de pagos
- Capacidad de financiación y aplazamiento de deuda
- Posición bancaria y solvencia
- Costes bancarios y financieros
Así enumerados, esto puntos parecen referencias muy genéricas sin relación con el “día a día” de la empresa, sin embargo todas las PYMEs se preocupan de estos puntos en su gestión diaria:
- ¿Cuánto dinero voy a cobrar el próximo mes?
- ¿Cuánto tengo que pagar el próximo mes?
- ¿Puedo hacer frente a esos pagos?
- Ventas no cobradas: ¿Ha pagado ya “Constructora Acme”? ¿De qué sirve vender si no podemos cobrar? Controlar este dato es fundamental ¿Es rentable vender a clientes que se retrasan en pagar? ¿El coste financiero nos come los márgenes de venta? ¿He terminado proyectos, pagado a los trabajadores, y aún no he cobrado esos trabajos?
- ¿Tengo certificaciones no cobradas?
- ¿Nuestro cliente podrá pagar este pedido?. Se rumorea que la crisis les ha afectado mucho ¿Cuál es su riesgo de solvencia?. ¿Nos conviene contratar un seguro de riesgo de crédito? ¿Le exigimos un prepago?
- ¿El proveedor X va a subir tarifas? ¿Tendremos que hacer acopio de materias primas antes de que suban los precios o haya escasez? ¿Cómo financiaríamos esa compra?
- Se retrasa la ejecución de la obra y tengo materiales acopiados ¿Podré hacer frente al pago de esos materiales?
- Tenemos que solicitar financiación a los bancos, el precio de la financiación dependerá de nuestra solvencia ¿Está reflejada correctamente la solvencia en nuestros estados financieros? ¿Podemos mejorarla?
- ¿Cuánto tenemos en los bancos? ¿Qué costes financieros (comisiones, intereses, etc) nos están aplicando? ¿son abusivos? ¿Podemos renegociar?
¿Cómo acceder a esa información? ¿Dónde se encuentra? ¿Es fácil generarla?
¿Actualmente puedes obtener esa información si la pides a tu departamento financiero?
¿Cuánto tardarían en generarla?
Hoy en día todas las PYMEs cuentan con un sistema ERP para la gestión de sus operaciones. Casi todos los datos necesarios para generar la información de tesorería se encuentra ya en el ERP.
El problema suele ser que las empresas no sacan todo el provecho posible de sus sistemas y , o bien toman decisiones basándose en la intuición, o invierten muchas horas copiando y pegando información en hojas de Excel para generar información muchas veces imprecisa y obsoleta.
La mayoría de las veces la solución es bastante más sencilla de lo esperado, por ejemplo con Microsoft Dynamics NAV ,hoy Business Central, y antes conocida como Navision, que es el ERP que implantamos en Devaim, se pueden tener soluciones óptimas según las necesidades de cada empresa:
– No todos los poseedores de Dynamics NAV lo saben, pero la versión estándar del sistema incorpora un módulo completo de gestión de tesorería, sólo hay que configurarlo y empezar a sacarle provecho.
– El módulo de tesorería tiene el complemento perfecto en Microsoft Power BI: el conjunto de aplicaciones de Microsoft de Inteligencia de Negocio (una herramienta para analizar los datos proporcionados por el ERP y convertirlos automáticamente en información visual). Microsoft ofrece Power BI gratis a los usuarios en su configuración básica, suficiente para empezar a sacar rendimiento a su información.
– Si ya está utilizando Microsoft Dynamics NAV puede empezar a gestionar su tesorería de forma profesional, ya cuenta con todas las herramientas.
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Para aquellas empresas que necesitan una gestión de tesorería avanzada, en Devaim hemos creado productos específicos para ello:
QE-Cash
https://www.devaim.com/producto/tesoreria-dynamics-nav/
QE-Payments
https://www.devaim.com/producto/cobros-y-pagos/
QE-Finance
Estamos juntos en esto, si necesitas ayuda con la gestión de tesorería, podemos ayudarte.
