Un típico día de trabajo en la oficina
7:30 Desayuno y Lluvia de correos. Saturación con preocupaciones y problemas
Juan se levanta y se prepara. Mientras desayuna
revisa el correo y empieza a preocuparse, comienza a saturar su cabeza con preocupaciones y problemas.
Hoy va a tener que apagar muchos fuegos y no va a poder acabar los trabajos que tenía planificados en su cabeza, lo «está viendo»
Todavía sin terminar el desayuno, hace algunas llamadas urgentes a varios subordinados y compañeros dándoles instrucciones (algunos toman breves notas , otros no, cada uno tiene «su sistema») no tiene muy claro que todos hayan entendido las instrucciones ni que vayan a ejecutarlas.
08:45 Llamadas incendiarias
Se sube al coche y vuelve a hacer y recibir algunas llamadas «urgentes», en muchas de esas llamadas responde: «ahora no puedo tomar nota , recuérdamelo cuando llegue».
09:15 La Oficina
En cuanto abre la puerta de la oficina ya tiene a tres o cuatro personas esperando para hablar con él, atiende rápidamente lo que puede y les pide convoquen una reunión para tratar esos temas. Algunos de los compañeros que le llamaron mientras venía de camino para avisarlo de «cosas importantes» tuvieron que salir y no podrán ir a la reunión, tendrán que dejarlo para mañana…
Entra en el despacho y se pone a revisar de nuevo el correo, contesta algunos poniendo en copia a otros compañeros para que estén informados, recibe también muchos correos en los que está en copia de temas en los que no debe intervenir, aún así, son correos y hay que leerlos, de hecho contestará algunos de ellos con «CC» a más compañeros, la bola crece.
Basándose en sus correos, anota tareas en
Outlook, como si fueran citas en el calendario, aunque sabe que la mayoría de esas tareas no las podrá hacer en la fecha y hora en las que las ha apuntado. Utiliza el
calendario como block de notas para tareas. Es frustrante.
Interrumpiendo a los compañeros
Revisando las tareas se da cuenta de que necesita ayuda de un compañero, le pone un «whatsapp», como tarda más de 3 minutos en contestar se levanta y se dirige a su mesa, interrumpe su trabajo para preguntarle un par de cosas.
El cafecito
Ya que se ha levantado se va a la máquina de café, se encuentra con un par de compañeros que están comentando sobre varios proyectos interesantes para la empresa, alguien los puso la web interna, «pues si no paso por aquí ni me entero», responde. Ya que están en la máquina de café, aprovechan y comentan algunos otros temas, eso es importante, tenemos que verlo, recordádmelo mañana y comentamos… queda en el aire.
11:35 «A ver si nos podemos poner a trabajar»
Vuelve a su despacho, tiene que revisar varios documentos de un proyecto que le enviaron por mail, los abre, los edita y los vuelve a enviar a los compañeros involucrados, con copia a otros para que estén informados. A los dos minutos recibe contestación de un par de compañeros: «Esta versión de documento que nos mandas no es la última, habíamos añadido cambios» busca en el correo y comprueba que es verdad, ahora no está seguro cual es la última versión, tiene que volver a revisar el documento y reenviarlo.
12:30 La Reunión (que había olvidado)
Mientras está revisando el documento , entra un compañero recordándole que a esa hora tienen la reunión con un cliente, lo están esperando. Recuerda que le han saltado varios avisos en el outlook, pero como apunta todas las tareas en esa aplicación, cuando saltan los avisos ,directamente los cierra sin leerlos. Cierra el documento que estaba editando y lo guarda en el escritorio, donde tiene desperdigados otros muchos documentos, un día tiene que hacer limpieza, piensa.
Acude a la reunión , un compañero desde su portátil muestra una presentación al cliente. Juan piensa que la presentación está muy bien, aunque le faltan cosas, su compañero debería haber mostrado antes la presentación al resto del equipo para enriquecerla, además él ya tenía otra preparada que se podría haber aprovechado, la tenía guardada en su equipo local, en el escritorio, han trabajado dos veces, como siempre.
Durante la presentación toma algunas notas de los comentarios del cliente en unos folios que encuentra en la sala de reuniones, pensando en que luego pondrá un mail al resto del equipo para que las tengan en cuenta, aunque algunas cosas las pasa por alto. Durante la reunión surge la necesidad de consultar algunos documentos legales, nadie los lleva en su portátil, un compañero tiene que levantarse para buscarlos en su equipo de escritorio. Se finaliza la reunión acordando con el cliente que se entregarán determinados trabajos la semana próxima, no se establece fecha exacta ni se asignan tareas concretas a los miembros del equipo. No queda del todo claro quién tendrá que hacer cada una de las tareas y para cuándo. Seguro que se acordarán y todos lo tienen claro.
13:45 El Problemón
Surge un problema muy serio con un cliente, no ha recibido un documento importante, tiene a los auditores en sus oficinas y lo necesita ya, Juan se enfada, se sube por las paredes, grita y comienza a buscar culpables, después de muchas excusas y media mañana perdida se concluye que el problema ha sido la impresora, se centran en eso en llamar al proveedor y leerle la cartilla, el cliente sigue esperando…, llama y dice que lo han solucionado ellos que ya hablarán…
15:30 Voy a comer algo rapido y sigo, hoy no acabo hasta las tantas
Termina el día , se va con la sensación de «no haber hecho nada, me he limitado a apagar fuegos». Ahora tendrá que emplear toda la tarde y parte de la noche en hacer lo que no pudo hacer durante el día.
¿Te suena esta situación?
Juan puede mejorar su productividad y sus resultados utilizando mejores herramientas, pero ninguna herramienta podrá organizarle su trabajo ni su empresa si no incorpora métodos y procedimientos adecuados. Para poder mejorar es necesario que Juan conozca las posibilidades que ofrecen las nuevas herramientas para ayudarle a mejorar su organización.
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